Pages

Oktober 30, 2014

Resume Buku Ilmu Pengantar Dokumentasi Karya Soejono Trimo



Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Kearsipan
Dosen Pengampuh Drs. Sutjitro M.Si.


Kelas : B
Anggota Kelompok :
1.      Reny Putri Aditya       (120201302004)
2.      Eka Ariska Putri          (120210302005)
3.      Rita Nur Ikasari          (120210302038)
4.      Euis Sundani               (120210302050)
5.      Devi Ratnasari             (120210302095)



PROGRAM STUDI PENDIDIKAN SEJARAH
JURUSAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS JEMBER
2014 
1. PENDAHULUAN
Telah begitu lazim kata dokumentasi  diucapkan, baik itu pemakaian kata kerjanya seperti didokumentasikan ataupun mendokumentasikan.
Banyak pengertian mengenai mendokumentasikan maupun dokumentasi. Bagi orang awam, kata mendokumentasikan sesuatu (apakah itu bertalian dengan suatu peristiwa ataupun/dan objek tertentu) diartikan sebagai pekerjaan mancatat/merekam/ jalannya peristiwa atau/ dan objek-objek yang dipandang olehnya berharga/ penting agar dapat dilihat-lihat ataupun dikenang di kemudian hari. Namun juga ada yang mengatakan bahwa mendokumentasikan diartikan sebagai pencatatan atau perekaman suatu peritiwa/ objek yang dilanjutkan dengn kegiatan penelusuran lebih lanjut serta pengolahan atasnya sehingga menjadi sekumpulan/ seberkas bahan bukti yang perlu dibuat dan ditampilkan kembali bila diperlukan pada waktunya, ataupun sebagai pelengkap atas laporan yang sedang disusunnya. Sedangkan kata dokumentasi adalah sekumpulan catatan (baik dalam bentuk tulisan maupun cetakan) serta rekaman tentang peristiwa-peristiwa yang terjadi. Pengalaman-pengalaman, pendapat-pendapat, penemuan-penemuan, maupun spesifikasi-spesifikasi dari hasil-hasil karya yang tebaru dibidang-bidang tertentu yang dilakukan secara amat selektif untuk dimanfaatkan sewaktu-waktu sebai bahan mentah dalam proses penetapan langkah-langkah berikutnya.
McDonough dan Garrett mengemukakan bahwa dokumentasi merupakan sejumlah bahan bukti yang terekam/ tercatat memperlihatkan karakteristik-karakteristik dari sebagian atau semua dari suatu sistem manajemen, termasuk didalamnya seluruh berkas bahan bukti tentang pilihan-pilihan ataupun keputusan-keputusan yang pernah dibuat sebelumnya selama pengkajian suatu sistem (maksudnya, pembinaan dan pengembangan sistem informasi manajemen)
Dari pengertian-pengertian dari dokumentasi dapat dikategorikan dalam 3 kategori :
1)      Dokumentasi dalam artian yang sempit, merupakan produk (sekumpulan dokumen) dari kegiatan pengumpulan, pencatatan/registrasi dokumen, penyimpanan dan penyajiannya kembali bahan mentah (dokumen) itu bila ada yang menanyakan dan membutuhkannya.
2)      Dokumentasi dalam artian yang luas, merupakan suatu produk karya dari kegiatan-kegiatan pengumpulan, pencatatan/perekaman tentang suatu/beberapa peristiwa dan objek-objek yang bertalian dengannya, pengolahan serta penelusuran lebih lanjut atas data/fakta/dokumen yang bersangkutan, penyimpanan, dan pendistribusian dokumen-dokumen tersebut baik bila ada yang menanyakan maupun, tanpa diminta, kepada orang-orang ataupun pihak-pihak yang dipandang berkepentingan atasnya.
3)      Dokumentasi dalam artian yang khas, merupakan sekumpulan catatan dan rekaman tentang peristiwa-peristiwa yang telah dan sedang terjadi, pengalaman-pengalaman, pendapat-pendapat, penemuan-penemuan, maupun spesifikasi-spesifikasi dari produk-produk yang terbaru dalam sistem manajemen tertentu serta bidang-bidang yang menjadi kepentingannya yang dilakukan secara amat selektif dan sistematis untuk dimanfaatkan sewaktu-waktu sebagai bahan mentah dalam proses pengambilan keputusan.

                                         2.     HAKIKAT DOKUMENTASI
Dokumentasi berasal dari kata dokumen yang dalam bahasa Inggris lebih dikenal dengan istilah record atau recorded material. Dokumen ini sudah tentu semua bahan pustaka, baik itu berbentuk tulisan, cetakan maupun dalam bentuk rekaman lainnya seperti pita suara/cassettes, video tapes, film, filmstrip, slide, microfilm, microfiche, gambar dan foto.
Jika dilihat dari asal katanya, dokumentasi dapat ditafsirkan dalam dua versi
1)      Sebagai kumpulan (koleksi) dokumen-dokumen tentang bidang pengetahuan tertentu ataupun mengenai kegiatan tertentu yang teroganisasi menurut sistem/metode tertentu.
2)      Sebagai gejala aktivitas yang berkaitan dengan proses pengumpulan/pengadaan, pemprosesan (pengolahan dokumen-dokuemen) secara sistematis dan ilmiah, serta pendistribusian informasi kepada para jasa informasi.
Dalam versi yang pertama titik beratnya terletak pada pembinaan dang pengembangan suatu kumpulan/koleksi bahan pustaka (dokumen) yang mengandung informasi (data/fakta/statement) yang betautan dan relevan dengan bidang-bidang pengetahuan maupun kegiatan yang  menjadi kepentingan instansi/korporasi yang membina unit kerja dokumentasi tersebut. Sedangkan yang versi kedua, pusat dokumentasi itu lebih mengutamakan diperolehnya informasi (data/fakta/statement) dari dokumen-dokumen itu sendiri secara fisik. Arti dokumentasi dalam versi yang kedua, yakni yang mencoba mendefinisikan dokumentasi itu dari hakikat fungsi/tugas/pekerjaannya dan unit dokumentasi sebagai salah satu komponen dalam suatu sistem, lebih menenkankan pada sistematik dan sistematika dokumentasi itu sendiri.
Bahwa pusat/unit dokumentasi merupakan salah satu sarana dalam sistem informasi dalam suatu organisasi. Apabila berbicara mengenai dokumentasi, maka tidak dapat dielakkan lagi akan berbicara tentang informasi.
Hakikat Informasi
Dalam artian teknisnya memang terdapat perbedaan antara data/fakta/ dan informasi. Data lebih banyak diartikan sebagai figure ataupun bahan mentah yang masuk ke dalam suatu sistem (sebagai masukan atau input) sebalum ia/mereka diproses dalam suatu bentuk yang berstruktur (baik polanya, formatnya, spesifikasinya, maupun nomenkalturnya) secara tertentu untuk suatu tujuan yang tertentu pula. Sedangkan informasi merupakan suatu keluaran/produk (output) yang berasal dari data yang telah diproses dan dimanipulasikan untuk menunjang tercapainya suatu/beberapa tujuan tertentu , lazimnya ia dimanfaatkan dalam proses –proses pengambilan keputusan ataupun sebagai dasar ataupun penjelasan/kelengkapan laporan.
Beda Dokumentasi dengan Perpustakaan
Dokumentasi berasal dari kata dokumen, sedangkan perpustakaan berasal dari kata pustaka (yang berarti buku) seperti halnya kata library bermula dari kata Yunani liber (yang artinya buku). Pada masa kini arti “buku” sudah menjadi amat meluas sehingga perpustakaan tidak hanya berkepentingan dengan buku-buku saja, namun buku itu diartikan sebagai bahan (pustaka) yang tertulis, tercetak dan dalam bentuk rekaman lainnya, seperti misalnya pamflet, brosur, film, cassette, video tape, microfilm, microfiche, peta, gambar, globe, dan bahkan realia.
Ada yang berpendapat bahwa jenis bahan pustakalah (jenis dokumen) yang membedakan suatu pusat/unit dokumentasi dengan perpustakaaan. Yang menjadi tulang punggung koleksi suatu dokumentasi adalah sumber informasi, yang befisik “nonbuku” (seperti manuskrip-manuskrip, pamflet, brosur, majalah, film, slide, tape, gambar dan sejenisnya), sedangkan buku menjadi tulang punggung perpustakaan.
Ada yang perbedaan yang khas dalam kualifikasi kompetensi antara seorang dokumentalis dengan seorang pustakawan. Alasan yang dikemukakan adalah, bahwa penugasan atas subject matter (bidang pengetahuan) yang menjadi garapan instansi/organisasi yang berkepentingan lebih dituntut dari seorang dokumentalis dari pada pustakawan. Pengetahuan seorang pustakawan bersifat “ generalis “ ditambah penguasaannya dibidang technical know-how perpustakaan.
Bahwa tugas dari para dokumentalis adalah mencari, mengumpulkan, menelusuri lebih lanjut, mengolah dan menyuguhkan serta menyebarkanluaskan informasi dalam model-model maupun format-format yang dapat diterima orang kepada para ilmuwan dan teknokrat yang sedang terlibat dalam kegiatan penelitian ataupun bagi kepentingan pangaplikasiaanya didunia industri.
Dokumentalis
Ilmu dokumentalis itu sendiri semula memang berasal dari ilmu perpustakaan dan mungkin saja dapat dipandang sebagai bagian dari ilmu perpustakaan itu sendiri dalam artian yang luas. Banyak teknik yang digunakan oleh para pustakawan dipandang esensial oleh para dokumentalis, walaupun pada tahap perkembangan selanjutnya oleh para dokumentalis diberikan penekanan-penekanan yang jauh berbeda dari yang semula. Dengan begitu secara esensial dunia dokumntasi berbeda dengan dunia perpustakaan dalam artian profesionalnya.
Para dokumentalis terutama sekali, tidak berkepentingan atas penanganan buku-buku, pamflet, dan bahan yang sejenisnya sebagi unit-unit, tetepi meraka lebih banyak berkepentingan atas penyusunan/pengolahan informasi yang terkandung dalam dokumen-dokumen itu sendiri bersama-sama dengan data-data dari sumber-sumber informasi lainnya untuk dijadikan suatu kumpulan data/informasi/ informasi yang baru.

3.     KEDUDUKAN UNIT DOKUMENTASI DALAM SUATU ORGANISASI
Sebagai suatu subsistem dari sistem informasi, unit dokumentasi berkepentingan atas :
  1. Desain struktur komunikasi
Sebagai desain struktur komunikasi dari organisasi penaungnya agar dapat menempati posisi kunci dalam menampung, memproses dan menyalurkan informasi – informasi yang masuk maupun keluar organisasi.
Desain struktur informasi tersebut banyak berbicara mengenai penerapan sruktur internal organisasi, kaitannya dengan hal ini terdapat aspek aspek yang berhubungan dengan interelasi, terutama yang berkaitan dengan pertanyaan – pertanyaan :
1.      Siapa harus memberikan laporan kepada siapa, bila dipandang dari sudut kewenangannya ?
2.      Siapa yang harus bertangguung jawab atas masalah – masalah tertentu ?
Kedua pertanyaan ini sangat penting, dan pemberian jawaban atas kedua pertanyaan itu penting bagi jalanny operasi organisasi korporasi secara efektif.
  1. Pola jalur informasi, arus informasi dan keputusan yang diambil organisasi
Pusat dokumentasi sebagi gate keeper akan lebih fungsional apabila menganut siterm terbuka, yaitu organi sasi terdiri atas unit-unit yang saling berinterasik satu sama lain dan dengan lingkungan luar organisasi tersebut. tingkat fungsional tersebut ditentukan oleh berbagai faktor seperti :
1.      Adanya kesiapan dan kepastian yunit dokumentasi tersebut dalam menunjang tercapainya pelaksanaan tugas.
2.      Sikap dan orientasi pimpinan yang berangkutan.
Dengan kata lain suatu yunit dokumentasi hanya dapat berfungsi sebagaimana mestinya apabila petugasnya memahami dengan jelas tujuan yang ingin dicapai, peka terhadap perubahan, tahu tugas dan tanggung jawabketersedian dana yang diperlukan memiliki sikap pengetahuan dan ketrampilan yang diperlukan. Selain itu juga ada faktor lain yang turut menentukan kdudukannya seperti sikapdan orientasi dari pimpinan.
Rangsangan untuk Desentralisasi
Diferensiasi idalam uniit dokumentasi yang membuat sub unit utamanya mampu menghadapi lingkungan yaitu unit dokumentasi berusaha semaksimal mungkin mengadaptasi diri sesuia dengan perkembangan struktur organisasi, prosedur kerja, praktek operasional. Tujuannyay adalah agar tidak terjadi duplikasi informasi yang penting serta menghindari adanya pemborosan tenaga, sasaran dan fasilitas.
Dengan desentralisasi yang sifatnya terbatas dan terarah diharapkan sub yunit yang menjadi inti sistem informasi tersebut dapat peka terhadap arus informasi yang ada dan mampu memprosesnya dengan cepat. Oleh Clark, Krone dan McWhinney sebagai suatu open sistem planing dari suatu organisasi diterapkan agar :
1.      Dapat mempertajam tujuan misinya
2.      Mampu melihat secara objektif pola tanggapan organisasi atas tuntutan ynag datang dari lingkungan sekitar
3.      Dapat memproyeksikan sistem ideal yang dituntut
4.      Mampu merumuskan aktifitas dan perilaku yang harus dikembangkan untuk keadaan yang diinginkan
5.      Dpat menganalisis keefektifan biaya
Dalam penerapannya open sistem harus terlebih dahulu dikaji struktur organisasi, fungsi tugas dan pekerjaan yang harus di jalankan.

4. KOLEKSI SUMBER INFORMASI UNIT DOKUMENTASI
Kaitannya dengan mengkaji isi pusat dokumen suatu organisasi, ada baiknya dapat dilihat dari sisi badan yang ditinjau dari enam dmensi yang saling berkaitan diantaranya adalah lingkungan, strategi yang akan diterapkan, program yang dijalankan, struktur organisasi, perilaku yang terjadi dalam organisasi dan teknologi yang diterapkan.
Sejalan dengan hal tersebut informasi yang dibutuuhkan organisasi kaitannya dengan keenam hal tersebut yaitu
  1. Dimensi lingkungan
Setiap organisasi selalu menghadapi dua jenis lingkungan  yaitu lingkungan yang ada di dalam dan di luar organisasi tersebut. lingkungan dalam irganisasi tercermin dalam dimensi – dimensi lainnya. Kondisi eksternal yang dihadapi oleh organisasi diantaranya adalah sektor ekonomis yang mencakup fenomena – fenomena karakteristik dan struktur industri kekuatan dan kelemahan pihak yang menjadi saingan kecenderungan pasar dan lain lalin, sektor sosial menyangkut perkembangan teknolog dalam dunia usaha yang dianut oleh masyarakakt, psikologi tentang konsumen, pengaruh kelompok minoritas dll, sektor hukum meliputi peraturan pemerintah yang berlaku dalam dunia uasaha atau dunia administrasi organisasi.
  1. Dimensi strategi
Suatu organisasi berkaitan dengan ruang lingkup produk pokok organisai tersebut, penekannanya pada aspek-aspek yang mampu bersaing dipasaran dan tujuan yang ingin dicapai.
  1. Dimensi program
Mencakup program – program implementasi pokok yang telah dikembangkan oleh organisasi dalam kerangka pelaksanaan strateginya. Yang lebih banyak mengemuikakan spesifikasi teknis dari program dalam rangka tujuan proses dan strategi organisasi secara keseluruhan.
  1. Dimensi struktur organisasi
Mencerminkan anatomi suatu organisasi yang memusatkan perhatiannya pada mekanisme serta proses yang menghubungkan berbagai bagian organisasi yang bersangkutan. Untuk itu mska dibutuhkan pemimpin atau pihak menejeman tentang dimensi ini, maka diperlukan pengelompokan unsur pokok struktur organisasi diantaranya distribusi fungsi diseluruh organisasi atau dalam struktur organisasi lain yang dipandang sukses, hubungan kekuasaan secara vertikal dan horizontal, proses komunikasi atau pengambilan keputusan dalam organisasi, kebijakan yang dijalankandan sistem imbalan.
  1. Dimensi perilalaku
Menyangkut data tetang epat buah aspeksuatu organisasi diantaranya adalah tentang individu, hubungan-hubungan antar persona, perilaku kelompok, perilaku antar kelompok. Informasi ini diperlukan oleh pemimpin karena mereka berfikir performasi seseorang dalam menyelesaikan tugas sangat ditentukan oelh perilaku erorng, perilaku antar kiellompok hubungan antar manusia dan hubungan antar elompok kerjan itu sendiri.
  1. Dimensi teknologi
Dimensi ini meliputi teknologi yang dipakai dalam produksi, data tentang pabrik, perlengkapan dan bahan yang dipakai serta aspek fisik organisai yang bersangkutan.

5. SISTEM JARINGAN INFORMASI
       Suatu jaringan informasi pada dasarnya merupakan kumpulan dua atau lebih unit/pusat dokumentasi secara bersama-sama berusaha untuk saling memperkuat atau melengkapi kekuatan koleksi sumber-sumber informasi yang mereka miliki serta melancarkan dan mempertinggi mutu pelayanan informasi yang mereka berikan kepada para pemakai jasa layanan informasi. Eksitensinya terjadi karena timbulnya beberapa faktor, diantaranya ialah:
a.    Keterbatasan-keterbatasan yang dihadapi oleh unit-unit dokumentasi yang menjadi anggotanya (keterbatasan dalam segi tenaga, waktu, dana, koneksi sumber informasi, produser pengadaan, sumber informasi, dan sebagainya)
b.    Adanya interaksi antara para anggotanya
c.    Adanya interest (kepentingan dan memiliki tujuan yang sama)
d.   Terkumpulnya mereka untuk kepentingan penyelesaian sesuatu atau beberapa aktivitas kerja tertentu yang sifatnya sinambung.
Beberapa jenis sistem jaringan informasi yakni :
a.    Sistem jaringan informasi yang sifatnya horizontal, terdiri atas unit-unit dokumentasi yang tingkatannya sama dan bergerak dibidang-bidang pengetahuan yang sama pula
b.    Sistem jaringan informasi yang bersifat vertikal, merupakan realisasi dari usaha koordinasi dan integrasi dari berbagai unit dokumentasi yang ada dalam suatu organisasi/korporasi
c.     Sistem jaringan informasi yang sifatnya acak (random), merupakan himpunan kerjasama antara berbagai unit/pusat dokumentasi tanpa membatasi pada spesialisasi pengetahuan yang menjadi bidang penerapannya maupun tingkatan hierarkis instansi unit-unit/pusat dokumentasi tersebut.                           
Beberapa keuntungan sistem jaringan informasi antara lain, sebagai berikut :
1.    Memungkinkan bagi para anggotanya untuk saling bertukr ide dan pengalaman serta mencarai pemecahan atas masalah yang yang sedang dihadapi oleh mereka
2.    Dapat mengidentifikasi kekuatan koleksi sumber-sumber informasi masing-masing anggota serta mengantisipasi jenis informasi dan bantuan dari para anggota lainnya bila diperlukan
3.    Mampu menyelaraskan dirinya (unit dokumentasi itu) dengan perkembangan-perkembangan terbaru di bidang-bidang sosial teknologis yang berkaitan dengan dunia informasi
4.    Lebih mudah memuasatkan perhatiannya dalam membina dan mengembangkan kolekinya dalam bidnag spesialisasi yang menjadi garapan organisasi/korporasinya sehingga terhindar dari pemborosan dana, waktu, tenaga, dan ruang bagi dokumen-doumen yang sekiranaya sudah dibina oleh unit-unit dokumentasi lain yang turut menjadi anggota sistem jaringan itu
5.    Bibliographic control atas semua sumber informasi yang terdapat dalam koleksi unit-unit dokumentasi dalam sistem jaringan informasi yang bersangkuta lebih mudah terbina serta dapat diciptakan keseragaman model, foermat, dan gaya teknis dalam pemrosesan bibliografi, indeks, dan abstraksi artikel-artikel ilmiah
6.    Penelusuran informasi yang diminta hanya memerlukan waktu yang relatif singkat
7.    Suatu sistem jaringan informasi sering melaksanakan berbagai bentuk latihan dalam upayanya meningkatkan kualifikasi tenaga dokumentasi dalam rangka peningkatan mutu pelayanan informasinya
8.    Bila saja koordinasi dalam pengadaan sumber-sumber informasi dapat dilakukan dengan baik, maka proses pembinaan dan pengembangan sumber-sumber informasi akan amat dipermudah dan dipersingkat jalannya
9.    Kesepakatan dalam pembakuan model-model, format-format serta gaya dan hal-hal teknis dalam penulisan pengolahan dan layanan informasi akan mempermudah setiap unit/pusat dokumentasi maupun bagi para pmekai jasa layanan informasi
Dengan singkat dapat dikatakan bahwa suatu sistem jaringan informasi yang dibentuk oleh beberapa unit/pusat dokumentasi merupakan suatu wadah yang sifatnya koordinatif, konsultatif, fasilitatif, dan sistematik bagi semua anggotanya. Dan tujaun utamanya adalah menunjang kelancaran arus informasi ke setiap organisasi/korporasi yang unit/pusat dokumentasinya menjadi anggota sistem itu.

Sistem Nilai dan Norma
            Sistem jaringan informasi memilki dan memegang teguh suatu sistem nilai dan norma-norma perilaku tertentu. Sebagai suatu kelompok kerja yang sifatnya informal dinamikanya (khususnya tingkat produktivitasnya) banyak ditentukan, antara lain, oleh norma-norma perilaku yang dipegang oleh para anggotanya. Menurut Porter, Laurer, dan Hackman karakteristik utama norma yang perlu dipahami dengan baik bila ingin dicapai suatu dinamika sistem jaringan informasi yang tinggi, yakni:
  1. Norma hanya diterapkan pada perilaku, dan bukan terhadap pikiran-pikiran maupun perasaan-perasaan anggota;
  2. Walaupun begitu, norma-norma yang dianut oleh suatu sistem jaringan informasi pada umumnya hanya dikembangkan bagi perilaku-perilaku yang dipandang penting saja bagi sebagian besar anggota; dan
  3. Disamping itu, norma apapun yang dikembangkan olehnya, pasti memiliki rentangan tertentu bagi perilaku yang dapat diterima oleh para anggota yang bersangkutan.
Berdasarkan karakteristik di atas terdapat tiga tingkatan norma dasar diantaranya :
a.       Norma-norma yang mengandung nilai yang lebih disukai ( the preferred value norms ). Artinya jangkauan perilaku anggota hendaknya tidak lebih, namun hendaknya tidak kurang dari apa yang telah ditetapkan atau disepakati secara bersama.
b.      Norma-norma ideal yang tidak mungkin terjangkau ( the unattainable-ideal norms ), norma ini sesungguhnya mengatur perilaku kerja para anggota sistem jaringan informasi dalam rangka, dan menjadi fokus, keefektfan sistem jaringan tersebut.
c.       Norma-norma ideal yang dapat dicapai (the attainable ideal nort) merupakan norma-norma yang mengatur dan menstimulasi para anggota sistem jaringan informasi untuk berperilaku hanya sampai batas-batas tertentu saja.
Norma perilaku dan kehidupan sistem jaringan
Sejalan dengan suatu tatanan perilaku bagi para anggota kelompok kerja, maka setiap sistem jaringan informasi akan:
a.       Cenderung memperketat pelaksanaan norma-norma jika hal itu memang menjamin tercapainya kesuksesan dan kelangsungan hidupnya;
b.      Menerapkan norma-norma perilakunya secara tegas apabila dipandang hal itu memang merefleksikan keinginan-keinginan para pemuka (leading figures) atau para anggota yang berpengaruh dalam sistem jaringan yang bersangkutan.
c.       Sistem akan menerapkan suatu norma secara ketat bila ternyata bahwa sistem itu pernah mengalami suatu peristiwa kritis dalam perjalanan hidunya, sehingga dipandang perlu adanya suatu norma tertentu yang dipegang tegung oleh anggotanya;
d.      Tidak jarang norma perilaku tertentu diterapkan secara ketat karena secara kebetulan ada suatu pernyataan yang terang-terangan dari seorang tokoh ataupun dokumentalis yang berpengaruh, walaupun tidak langkah statement tersebut tidak dibarengi oleh penjelasan secukupnya;
e.       Keputusan-keputusan yang telah diambil secara bersama dan dengan sadar menyebabkan para anggota sistem jaringan memegang teguh norma-norma perilaku yang bersangkutan;
f.       Norma sistem jaringan informasi akan diperkuat apabila dipandang bahwa hal itu dapat memperkuat dan mempertegas peran-peran khusus anggotanya secara individual.
Implikasi norma dalam sistem jaringan informasi
Keefektifan suatu jaringan informasi itu bergantung pada tiga faktor utama yakni:
a.       Nilai norma yang ada dalam sistem tersebut;
b.      Tingkat kekohesifan para anggota dalam sistem tersebut;
c.       Sikap pihak yang mengelola sistem tersebut.
Menurut Feldman dan Arnold (1983) tingkat kekohesifan suatu kelompok kerja atau sistem itu ditentukan antara lain, oleh :
a.       Tujuan bersama yang ada; 1. Dorwin Cartwright (1969), bahwa adanya kebersamaan tujuan itu benar-benar relevan dengan motivasi dasar pada anggotanya. 2. Raven dan Rietsema (1957), mengutamakan nilai insetif yang terkandung dalam tujuan bersama itu bagi individu yang bersangkutan;
b.      Persamaan dalam sikap dan sistem nilai di kalangan para anggotanya.
Makin tinggi tingkat kekohesifan suatu kelompok kerja (sistem jaringaan) itu, makin besar kemungkinannya bagi terciptanya tingkat produktivitas yang diharapkan. Suatu sistem jaringan dikatakan efektif bila:
a.       Tingkat kualitas dan kuantitas produksi sistem tersebut memenuhi kriteria-kriteria yang telah ditentukan sebelumnya;
b.      Para anaggotanya memang merasakan adanya kepuasan dalam memenuhi kebutuhan-kebutuhan bagi pengembangan pribadi mereka, dan
c.       Mereka mengalami sendiri adanya pemeliharaan dan peningkatan kemampuan-kemampuan mereka untuk bekerja sama dalam pelaksanaan tugas-tugas yang dibebankan di atas pundak mereka.
Menurut Thomas G.Cummings (1981) keefektifan suatu sistem ditentukan oleh apakah ia dapat memenuhi kriteria-kriteria teknologis, politis, dan manusiawi. Adanya perbedaan antara Hackman dan Thomas G. Cummings di atas, karena disebabkan oleh :
a.       Norma-norma yang berkaitan dengan perilaku;
b.      Mereka diterima oleh sistem jaringan informasi karena dipandang penting dan disetujui oleh sebagian besar anggota sistem tersebut;
c.       Tidak seluruh anggota sistem memiliki sikap dan sistem nilai yang benar-benar sama dalam berbagai hal;
d.      Karakteristik organisasi/korporasi, yang didalamnya unit/pusat dokumentasi yang bersangkutan menjadi salah satu dari sarana sistem informasinya, adalah khas organisasi atau korporasi yang bersangkutan yang pasti berbeda (sedikit-banyak) dengan karakteristik organisasi atau korporasi yang lainnya.

6. PENGORGANISASIAN DOKUMEN
Ada dua versi makna dokumentasi, yaitu: yang pertama, ia merupakan suatu kumpulan (koleksi) dokumen tentang bidang pengetahuan atau kegiatan tertentu yang mengutamakan kehadiran dokuman-dokumen itu secara fisik; dan yang kedua, ia merupakan suatu kumpulan (koleksi) informasi dimana kiehadirandokumen-dokumennya secara fisik kurang dipentingkan, terutama dengan makin digunakannya fasilitas komputer dalam hal ini.
Pada dokumentasi dijumpai berbagai sistem, metode, dan teknik pengorganisasian dokumen. Semua itu bergerak dalam suatu rentangan perkembangan dari yang dapat dikatakan “sudah ortodoks” sampai ketahap yang paling canggih/ mutahir. Masing-masing sistem, metode, dan teknik pengorganisasian tadi memiliki kekuatan dan kelemahannya sendiri-sendiri.
Setiap sistem, metode, dan teknik pengolahan/pengorganisasian dokumen, itu bertujuan agar semua informasi yang terkandung dalam bahan-bahan sumber informasi itu dapat:
  1. Terpelihara dengan baik, namun juga mudah untuk disisihkan bila ternyata data/fakta yang dikandungnya sudah tidak akurat lagi (basi).
  2. Tersusun secara sistematis, namun mampu memberikan fleksibelitas yang tinggi sehingga data atau fakta yang relevan dapat dikumpulkan menjadi satu dan berurutan.
  3. Mudah dimengerti dan digunakan oleh setiap orang.
  4. Terjamin keajegannya (konsistensinya) baik dalam susunan, terminologi, simbol-simbol, deskripsinya, dan seterusnya, dan
  5. Bersifat ekonomis (hemat ruang, dana, waktu, dan tenaga)
Seorang dokumentasi dapat saja memilih salah satu sistem, metode dan teknik yang relevan bagi pelaksanan pengorganisasian dokumen-dokumennya, meskipun berbeda dengan yang dipakai oleh unit/pusat dokumentasi lainnya. Perlu diingat bahwa keunikan itu memeng selaras dengan keunikan karakteristik organisasi/korporasi yang dilakukannya.
Para dokumentalis lebih senang menggunakan sistem UDC (Dewey Decimal Classification) edisi ke-19, dalam mengklasifikasikan bahan-bahan pustaka yang ada dalam unit/pusat dokumentasi, karena sisitem ini sudah lazim digunakan orang lain yang seprofesi. Sikap yang demikian itu ditandai dengan hal-hal berikut:
  1. Agar lebih mudah mengelola bahan-bahan yang memiliki subjek-subjek yang mendetail dan kompleks yang sukar diselesaikan.
  2. Untuk menjaga agar tercipta keselarasan dan keseragaman sistem klasifikasi di antara semua unit/pusata keselarasan dan keseragaman sistem klasifikasi di antara semua unit/pusat dokumentasi sehingga mempermudah terjalinnya kerja sama dalam pengolahan dan penulisan informasi di antara mereka; dan
  3. Karena alasan bahwa sistem UDC ini memang telah diciptakan khusus untuk pusat-pusat dokumen.
Lazimnya, isi koleksi suatLazimnya, isi koleksi suatu unit/pusat dokumentasi terdiri atas beberapa bahan-bahan. Mereka dapat berupa literatur primer ( yang mengandung ide, pengalaman, penemuan, atau ciptaan yang orisinil dari isi pengarang atau penciptanya sendiri yang belum pernah dikemukakan/ dihasilkan oleh orang lain sebelumnya ) maupun litertur sekunder (yang berupa buah karya seseorang atau suatu badan yang di dalamnya ide, pengalaman, penemuan, atau ciptaan aslinya adalah dari orang lain). inti isi koleksi suatu unit/pusat dokumentasi seharusnya berupa literatur primer kemudian ditunjang oleh literatur sekunder serta bahan-bahan referensi yang relevan dan aspek-aspek yang menjadi kepentingan suatu organisasi/korporasi.
Proses Pengolahan Dokumen
Ada beberapa langkah dalam pengolahan dokumen-dokumen yang masuk ke dalam unit/pusat dokumentasi. Urut-urutan langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut;
  1. Pemeriksaan atas dokumen yang masuk
Setiap jenis bahan pustaka/dokumen yang masuk ke unit/pusat dokumentasi perlu dengan segera diperiksa dengan seksama untuk mengetahui apakah;
1)      Dokumen tersebut sesuai dengan yang dipesan/dibutuhkan oleh oeganisasi/korporasi yang bersangkutan.
2)      Kondisi dokumen tersebut baik, artinya halamannya lengkap, tidak rusak ataupun topografinya kurang jelas dan seteruanya.
3)      Sortirlah dokumen-dokuemn tersebut sesuai dengan kelompok jenisnya untuk mempermudah administrasi, serta pemrosesan dokumen selanjutnya dan kirimkn masing-masing jenis dokumen itu ke bagian-bagian atau subunit-subunit yang bertanggung jawab atas pengolahan mereka itu.
Setelah melakukan ketiga tahapan pemrosesan tersebut, kemudian menjalani pemrosesan lebih lanjuat.
  1. Inventarisasi dokumen
Pada dasarnya setip data yang masuk harus diinvenratiskan, kecuali jenis bahan-bahan pustaka yang tergolong ke dalam kategori ephemeral materials (seperti brosur, pamflrt, dan lainnya). Dokumen-dokumen yang tidak membutuhkan proses inventarisasi, mengingat kandungannya cepat kadaluarsa dan secara fisik jenis bahannya tidak dapat tahan lama.
Langkah – langkah dalam meninventarisasikan dokumen-dokumen, diantaranya sebagai berikut;
1)      Semua jenis dokumen harus dibubuhi tanda cap intansi/organisasi yang bersangkutan,
2)      Pada sisi belakang halaman judul  hendaknya diterakan agenda seperti tanggal penerimaan dokumen dan keretangangan lain,
3)      Regristasikan dokumen tersebut, setelah itu;
·         Bila dokumen itu berbentuk buku, catatlah itu dalam buku induk (Accession book),
·         Bila dokumen itu berupa majalah/harian, catatlah ia dalam cardex. Kartu regristasi ini dapat dibuat dalam berbagai warna, namun yang terpenting adalah bahwa ia jangan berwarna putih karena cepat kotor,
·         Bila dokumen itu berupa pamflet/brosur/leaflet yang datangnya secara teratur yang diregistrasikan dan dibuaykan kardeksnya serta kartu-kartu rujukannya dalam katalog, indeks, dan kartu abstraksi di bawah tajuk-tajuk subjek yang berkaitan erat dengannya.
·         Bila dokumen itu berupa film, filmstrip, microfilm tape, video, dan piringan hitam, dapat diinventariskan dalam buku induk sebagaimana buku-buku diregristasikan, namun dapat pula dipisahkan. Tapi yang perlu diingat bahwa keterangan-keterangan yang pokok tentang setiap dokumen jenis ini harus dicatat secara lengkap (seperti; lamanya waktu pemuaran, panjangnya dokuman, dan yang lain).
·         Bila dokumen berupa gambar, foto, dan grafik hendaknya penginventarisasiannya tidak melupakan jenis-jenis keterangan penting yang harus tercantum dalam buku induknya. Agar dokumen gambar, foto, dan garfik tidak berdiri sendiri.
4)      Memasukkan kartu (kardeksnya) kedalam bak/laci kardeksnya tersusun dengan rapi secara alfabet,
5)      Sebelum dokumennya disusun dalam vartical file cabinet dibawah tajuk subjeknya ia harus dibuatkan; kartu rujukan yang disusun dalam kabinet katalog di bawah subjek-subjeknya yang relevan, serta dibuatkan indeks dan abstraksinya yang bersama-sama dengan indeks-indeks serta abstaksi-abstaksi lainnya yang disusun secara periodik kumulatisi.
Sistem vertikal file merupakan suatu sistem penyimpanan bahan-bahan jenis surat, pamflet, brosur, leaflet, dan yang lain disusun dalam lemari (kabinet) yang memiliki laci-laci tempat penampungan map-map yang lazimnya dipakai dalam dunia kearsipan. Perlekapan yang diperlukan untuk sistem vertical file adalah Kabinet Arsip, Folder maps, Guides, dan Label-label. Pada Folder maps dapat dikategorikan dalam;
·         Individual foldermap,
·         Numerical foldermap,
·         Special foldermap,
·         Special foldermap,
·         Miscellaneou foldermap,
·         Out foldermap.
  1. Pembuatan katalog, indeks, dan abstraksi
Tujuan pokok kegiatan ini adalah agar dapat tercipta alat-alat bantu bagi penulisan informasi oleh para pemakai jasa layanan informasi serta staf unit/pusat dokumentasi dalam usaha mereka menemukan semua informasi yang mereka butuhkan dalam waktu yang relatif singkat. Pada pembuatan katalog, indeks serta abstraksi dapat dilakukan sebagai berikut;
1)      Bila dokumen itu berupa buku(dan sejenisnya), film, mikrofilm, filmstrip, tape dan piringan hitam, maka ada beberapa langkah yang harus dilakukan.
·         Klasifikasi  menurut suatu sistem klasifikasi yang telah dipilih dengan masak-masak dan tentukan Call numbernya.
·         Pilihan aturan katologisasimana yang dipandang cocok untuk unit/pusat dokumentasi yang bersangkutan, tetapi tindakan ini harus dijaga konsistensinya.
·         Tentukan rujukan-rujukan yang diperlukan agar materi-materi dalam dokumen tidak terisolir dai materi yang lain yang relevan.
·         Melengkapi dokumen yang bersangkutan dengan label, date slip, kartu dan kantung untuk pencatatan tanggal peminjaman/pengembaliannya. Setelah selesai, dokumen tersebut dapat langsung disusun dalam kabinet masing-masing atau rak buku(bila ia berupa buku).
2)      Bila dokumen itu berupa pamflet, brosur, leaflet, manuskrip yang masih belum terjilid, surat-surat foto, gambar, dan yang sejenisnya, maka pengolahannya dilakukan seperti yang telah diuraikan dalam bab inventarisasi.
3)      Bila dokuman tersebut adalah majalah ataupun surat kabar, maka setelah proses inventarisasi dijalankan, perlu dilakukan beberapa pengolahan sebagai berikut;
·         Memeriksa lebih dulu, apakah terdapat artikel-artikel yang esensial yang perlu segera dikomunikasikan kepada klien-klien yang berkepentingan atasnya.
·         Kemudian periksalah indeks artikel-artikelnya,
·         Setelah itu dipanjangkan pada rak atau stand pajangan untuk jangka waktu tertentu. Ingat dokumen yang diberi indeks hanya dokumen yang penting dan relevan bagi bidang-bidang garapan organisasi/korporasi yang bersangkutan.
·          Tahapan terakhir dokuman dapat segera disimpan dalam file masing-masing.
4)      Khusus tentang dokumen-dokumen yang berupa laporan hasil-hassil penelitian dan sejenisnya dapat dikelola sebagaimana halnya dengan dokumen-dokumen yang berupa buku, perlu dibuatkan abstraksinya. Pembuatan abstraksi dapat bersifat deskriptif, analisis, ataupun evaluatif, bergabung pada sifat permintaan informasi yang lazimnya masuk ke unit/pusat dokumentasi yang bersangkutan. Kalau abstraksi iu cukup bersifat deskriptif, maka ia mudah saja dikerjakan oleh seorang pustakawan/dokumentasi yang kualifikasinya adalah generalist. Akan tetapi, bila yanga dituntut adalah abstraksi yang sifatnya analisis atau evaluatif, maka seorang generalis pasti tidak akan mampu, jadi unit/pusat dokumentasi harus memakai tenaga-tenaga subject specialist untuk menjalani pembuatan abstraksi jenis ini.
  1. Bila semua dokumen telah diorganisasikan dengan efektif dan efisien, selaras dengan karakteristik khas organisasi/korporasi, maka yang dipikirkannya kini tinggal bagaimana dapat memberikan pelayanan informasi yang baik, peka dan tanggap terhadap setiap perubahan yang terjadi dalam lingkungannya, dan upaya meningkaykan marketing sumber-sumber informasi yang tersimpan dalam file-file di unit/pusat dokumentasi yang bersangkutan

7. PELAYANAN INFORMASI
Thomas Landau (1968, p, 153) bahwa layanan perpustakaaan pada umumnya lebih banyak menitik beratkan kepada penyampaian dokumenasi seyogyanya lebih banyak memberikan tekanan kepada penyampaian informasinya an sich.
a)      Pelayanan Referensi
Reference service berasal dari kata refer yang artinya “menunjukkan kepada”  sesuatu, namun ia sulit diterima dan diterjemahkan dengan layanan penunjukan. Pada suatu unit/pusat dokumentasi  kiranya tidak cukup hanya menunjukkan atau menyajikan dokumen/buku yang diminta oleh seorang pemakai  jasadalam memenuhi  layanan informasi  dalam memenuhi kebutuhan informasi hyang diajukan olehnya. Orang yang membutuhkan informasi membutuhkan data-data dan fakta-fakta yang relevan, dirangkum bahkan telah diolah. Oleh karena itu definisi pelayanan referensi adalah pemberian bantuan  secara perseorangan yang sifatnya langsung,selengkap dan serelevan mungkin dalam mencari dan menelusuri informasi tertentu yang diminta oleh pemakai jasa layanan informasi. Disuatu pusat dokumentasi, dalam pemrosesan bahan-bahannya, selalu diupayakan agar semua rujukan yang diperlukan dan memang relevan harus dibuat/dikerjakan. Tingkat keefektifan dan efesiensi layanannya akan banyak berpengaruh kepada penilaian para pemakai jasa layanan informasi atas status dan unit/pusat dokumentasi itu dalam struktur organisasi lembaga penaungnya. Permintaan-permintaan informasi mereka dapat diantisipasikan dan segala pengorganisasian bahan/dokumen telah diarahkan untuk menjawab tentang permintaan informasi.
b)      Current Awarenes Service
Current  awaranes services merupakan sekolompok pelayanan yang dilakukan oleh suatu unit/pusat dokumentasi yang tujuannya memberitahukan kepada tersedianya atau hadirnya informasi-informasi baru kepada kliennya. Suatu unit/pusat dokumentasi itu misi utamanya adalah memberikan informasi secepat, seakurat, dan semutakhir mungkin kepada masyarakat khusunya yakni para warga suatu organisasi/korprosi tertentu). Suatu layanan dikatakan selektif jika ia lebih menitikberatkan kepada orientasi pelayanannya kepada kelompok-kelompok individu sesuai dengan keahlinya, pekerjaan/jabatan, dan kebutuhan informasi mereka. Layanan Current awaraness dikatakan terspesialisasi, berani bahwa layanan pemberian informasi itu khusus mengenai bidang-bidang pengetahuan teknologi yang menjadi kepentingan organisasi  atau pusat dokumentasi menjadi salah satu dari sistem informasi.
Beberapa jenis layanan yang termasukn dalam katagori current awaranes services sebagai berikut :
1.      SDI/selective dessimination of information yaitu suatu penyebaran informasi yang ditunjukkan kepada pihak-pihak atau individu-individu tertentu sesuai sengan keahlian dan kebutuhan informasi. Layanan ini dilakukan secara periodik, walaupun terkadang dapat pula bersifat insindenetal sesuai dengan hadirnya informasi baru yang dipandang sangat penting dan mendesak, yang bentuk fisik medianya dapat bervariasi dari waktu ke waktu.
2.      Penyebaran daftar penambahan dokumen-dokumen baru kepada seluruh bagian/subbagian dari organisasi/badab korporasi yang bersangkutan merupakan pola suatu langkah untuk memupuk kesiagaan informasi dikalangan warga masyarakat yang dilayani oleh pusat dokumentasi. Kehiatan ini dilakukan oleh unit dokumentasi maupun perpustakaan secara perioddik.
3.      Layanan display dokumen-dokemun yang berhubungan dengan topik/masalah yang sedang hangat yang menyangkut kehidupan organisasi/korporasi yang bersangkutan. Layanan ini bersifat insindental. Seorang dokumentasilis yang baik akan mengusahakan display yang selengkap mungkin artinya dokumen-dokumen yang dipajangkan dilengkapi dengan keterangan-keterangan yang sifatnya provokatif serta rujukan kepada sumber-sumber lainnya yang dipandang relevan dssan penting.
c)      Layanana Binliografis
Tidak ada satupun pusat dokumentasi didunia ini yang merasa bahwa koleksinya telah mampu memenuhi semua tuntutan informasi dari pemakai jasa layanan informasi. Untuk membatasi sumber informasi setiap pusat informasi sokumentasi selalu beruasaha menyusun suatu daftar yang berisi dokumen-dokumen, baik yang telah tersedia dalam koleksinya, dan yang paling diutamakan yang terdapat dalam pusat-pusat sumber informasi lainnya(baik lembaga/organisasi yang sejenis maupun dar lembaga-lembaga lain misalnya perpustakaan universitas, lembaga-lembaga peneliti dalam lingkungan suatu departemen tertentu dan lembaga-lembaga asing yang memang relevan dengan bidang spesialis lainnya. Tujuan utama bibliografi adalah membantu para pemakai jasa layananya informasi dalam upaya menulusuri informasi dengan cepat dan tepat dengan karakteristik-karakteristik anatara lain :
1.      Sebaiknya item-itemnya disusun secara alfabetis dibawah tajuk-tajuk sebjeknya yang dilengkapi dengan indeks alfabaetis untuk nama pengarang dan jdulnya
2.      Setiap itemnya menitikberatkan keterangan tentang lokasi, tempat dokumen sehingga pemakai jasa informasi yang berkepentingan dapat menghubungi pusat dokumentasi.
3.      Setiap itemnya dilengkapi dengan rujukan-rujukan kepada dokumen-dokumen lain yang memng relevan.
4.      Bibliografi ini merupakan jenia bibliografi khusus yang diterbitkan sacara berkala.
Kelengkapan suatu bibliografi tergantung beberapa faktor anatara lain :
1.      Tersedianya tenaga-tenaga dokumtalisai yang cukup berkualitas untuk menyusunya.
2.      Keefektifan sistem  jaringan  informasi yang didalamya unit/pusat dokumtasi itu malah menjadi salah satu anggotanya.
3.      Tersedianya dana yang cukup untuk melakukan penelusuran, penyeleksian, pengumpulan, dan pembuatan bibliografi tersebut.
4.      Prosedur-prosedur administarsi organisai/korporasi tempat unit/pusat dokumentasi tersebut berada memamng menunjang pelaksanaan penyusunan bibliografi  tertebtu.
d)     Penyediaan Fasilitas dalam Layanan Informasi
Suatu unit/pusat dokumentasi yang memberikan layanan informasi kepada para pemakai jasa layananya dengan baik pasti menyediakan beberapa jenis fasilitas lainnya. Sebagai dokumentalis yang selalu bergumul dengan dokumen-dokumen serta berinteraksi dikalangan para pemakai jasa layanan informasi, akan selalu berkepentingan atas sarana-sarana apa yang memungkinkan orang dapat memperoleh informasi yang dicarinya dengan cepat, tepat, dan menyenangkan hatinya. Jenis fasilitas yang disediakan dalam suatu unit/pusat dokumntasi dalam usaha meningkatkan keefektifan dan kemudahan lainnya informasi . Antara lain :
1.                  Fasilitas Komputer
Usaha mempercepat penelusuran dan pengolahan data/informasi katalogisasi dokumen-dokumen, pancarian dan penyusunan/penetapan rujukan-rujukan. Jasa suatu fasilitas komputer sangatlah besar. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dengan cermat, antara lain:
·         Besarnya jumlah dokumen yang ada dalam koleksi unit/pusat dokumntasi  yang bersangkutan bila besarnya jumlah dokumen yang terdapat dalam koleksinya masih mampu untuk ditangani secara konvensional, sarana yang canggih tidak buru-buru dipasang walaupun kita ketahui bahwa proses penulusuran informasi sering melampaui batas-batas perbendaharaan koleksi sendiri yang hanya mudah dan cepat dikerjakan.
·         Kuantitas permintaan informasi dari pemakai jasa layanan informasi apabila kuantitas masih kecil dan memang mereka masih mampu ditangani secara konvensional maka pemanfaatan layanan komputer masih kurang ekonomis bila dibandingkan dengan biaya pemasangan instalasi dan perawatan fasilitas komputer
2.                  Fasilitas Komputer
Disamping bahasa Inggris, ada banyak informasi dibidang sains dan teknologi yang ditulis dalam bahasa Jerman, Spanyol, Jepang, yang dalam hal ini baik para peneliti, menejer maupun para eksekutif yang memerlukan informasi tertentu sering mengalami kesulitan-kesulitan yang tidak kecil. Mengingat kesulitan-kesulitan dalam bahasa inilah maka banyak unit/pusat dokumentasi kita hingga dewasa ini masih memusatkan pembinaan dan pengembangan koleksi dokumen mereka hanya dalam dua atau tiga bahasa saja. Layanan unit/pusat informasi ini tidak lengkap bila tidak disertai penyediaan fasilitas penerjamahan sumber-sumber yang diperlukan.
3.                  Fasilitas Reproduksi / Fotokopi
Banyak situasi yang menuntut dilakukan penggandaan dokumen/informasi yang  diperlukan oleh para pemakai jasa layanan informasi. Sering fasilitas-fasilitas pengandaan yang tersedia diluar organisasi /korporasi yang bersangkutan dipandang ataupun format-format khusus yang diminta maupun waktu yang menentukan. Setiap unit/pusat dokumentasi yang baik pasti akan berusaha untuk membina suatu subunit reproduksi yang sesuai dengan kebutuhan kebutuhan yang dirasakan













Diposting oleh di

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Langganan: Posting Komentar (Atom)

Resume Buku Ilmu Pengantar Dokumentasi Karya Soejono Trimo



Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Kearsipan
Dosen Pengampuh Drs. Sutjitro M.Si.


Kelas : B
Anggota Kelompok :
1.      Reny Putri Aditya       (120201302004)
2.      Eka Ariska Putri          (120210302005)
3.      Rita Nur Ikasari          (120210302038)
4.      Euis Sundani               (120210302050)
5.      Devi Ratnasari             (120210302095)



PROGRAM STUDI PENDIDIKAN SEJARAH
JURUSAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS JEMBER
2014 
1. PENDAHULUAN
Telah begitu lazim kata dokumentasi  diucapkan, baik itu pemakaian kata kerjanya seperti didokumentasikan ataupun mendokumentasikan.
Banyak pengertian mengenai mendokumentasikan maupun dokumentasi. Bagi orang awam, kata mendokumentasikan sesuatu (apakah itu bertalian dengan suatu peristiwa ataupun/dan objek tertentu) diartikan sebagai pekerjaan mancatat/merekam/ jalannya peristiwa atau/ dan objek-objek yang dipandang olehnya berharga/ penting agar dapat dilihat-lihat ataupun dikenang di kemudian hari. Namun juga ada yang mengatakan bahwa mendokumentasikan diartikan sebagai pencatatan atau perekaman suatu peritiwa/ objek yang dilanjutkan dengn kegiatan penelusuran lebih lanjut serta pengolahan atasnya sehingga menjadi sekumpulan/ seberkas bahan bukti yang perlu dibuat dan ditampilkan kembali bila diperlukan pada waktunya, ataupun sebagai pelengkap atas laporan yang sedang disusunnya. Sedangkan kata dokumentasi adalah sekumpulan catatan (baik dalam bentuk tulisan maupun cetakan) serta rekaman tentang peristiwa-peristiwa yang terjadi. Pengalaman-pengalaman, pendapat-pendapat, penemuan-penemuan, maupun spesifikasi-spesifikasi dari hasil-hasil karya yang tebaru dibidang-bidang tertentu yang dilakukan secara amat selektif untuk dimanfaatkan sewaktu-waktu sebai bahan mentah dalam proses penetapan langkah-langkah berikutnya.
McDonough dan Garrett mengemukakan bahwa dokumentasi merupakan sejumlah bahan bukti yang terekam/ tercatat memperlihatkan karakteristik-karakteristik dari sebagian atau semua dari suatu sistem manajemen, termasuk didalamnya seluruh berkas bahan bukti tentang pilihan-pilihan ataupun keputusan-keputusan yang pernah dibuat sebelumnya selama pengkajian suatu sistem (maksudnya, pembinaan dan pengembangan sistem informasi manajemen)
Dari pengertian-pengertian dari dokumentasi dapat dikategorikan dalam 3 kategori :
1)      Dokumentasi dalam artian yang sempit, merupakan produk (sekumpulan dokumen) dari kegiatan pengumpulan, pencatatan/registrasi dokumen, penyimpanan dan penyajiannya kembali bahan mentah (dokumen) itu bila ada yang menanyakan dan membutuhkannya.
2)      Dokumentasi dalam artian yang luas, merupakan suatu produk karya dari kegiatan-kegiatan pengumpulan, pencatatan/perekaman tentang suatu/beberapa peristiwa dan objek-objek yang bertalian dengannya, pengolahan serta penelusuran lebih lanjut atas data/fakta/dokumen yang bersangkutan, penyimpanan, dan pendistribusian dokumen-dokumen tersebut baik bila ada yang menanyakan maupun, tanpa diminta, kepada orang-orang ataupun pihak-pihak yang dipandang berkepentingan atasnya.
3)      Dokumentasi dalam artian yang khas, merupakan sekumpulan catatan dan rekaman tentang peristiwa-peristiwa yang telah dan sedang terjadi, pengalaman-pengalaman, pendapat-pendapat, penemuan-penemuan, maupun spesifikasi-spesifikasi dari produk-produk yang terbaru dalam sistem manajemen tertentu serta bidang-bidang yang menjadi kepentingannya yang dilakukan secara amat selektif dan sistematis untuk dimanfaatkan sewaktu-waktu sebagai bahan mentah dalam proses pengambilan keputusan.

                                         2.     HAKIKAT DOKUMENTASI
Dokumentasi berasal dari kata dokumen yang dalam bahasa Inggris lebih dikenal dengan istilah record atau recorded material. Dokumen ini sudah tentu semua bahan pustaka, baik itu berbentuk tulisan, cetakan maupun dalam bentuk rekaman lainnya seperti pita suara/cassettes, video tapes, film, filmstrip, slide, microfilm, microfiche, gambar dan foto.
Jika dilihat dari asal katanya, dokumentasi dapat ditafsirkan dalam dua versi
1)      Sebagai kumpulan (koleksi) dokumen-dokumen tentang bidang pengetahuan tertentu ataupun mengenai kegiatan tertentu yang teroganisasi menurut sistem/metode tertentu.
2)      Sebagai gejala aktivitas yang berkaitan dengan proses pengumpulan/pengadaan, pemprosesan (pengolahan dokumen-dokuemen) secara sistematis dan ilmiah, serta pendistribusian informasi kepada para jasa informasi.
Dalam versi yang pertama titik beratnya terletak pada pembinaan dang pengembangan suatu kumpulan/koleksi bahan pustaka (dokumen) yang mengandung informasi (data/fakta/statement) yang betautan dan relevan dengan bidang-bidang pengetahuan maupun kegiatan yang  menjadi kepentingan instansi/korporasi yang membina unit kerja dokumentasi tersebut. Sedangkan yang versi kedua, pusat dokumentasi itu lebih mengutamakan diperolehnya informasi (data/fakta/statement) dari dokumen-dokumen itu sendiri secara fisik. Arti dokumentasi dalam versi yang kedua, yakni yang mencoba mendefinisikan dokumentasi itu dari hakikat fungsi/tugas/pekerjaannya dan unit dokumentasi sebagai salah satu komponen dalam suatu sistem, lebih menenkankan pada sistematik dan sistematika dokumentasi itu sendiri.
Bahwa pusat/unit dokumentasi merupakan salah satu sarana dalam sistem informasi dalam suatu organisasi. Apabila berbicara mengenai dokumentasi, maka tidak dapat dielakkan lagi akan berbicara tentang informasi.
Hakikat Informasi
Dalam artian teknisnya memang terdapat perbedaan antara data/fakta/ dan informasi. Data lebih banyak diartikan sebagai figure ataupun bahan mentah yang masuk ke dalam suatu sistem (sebagai masukan atau input) sebalum ia/mereka diproses dalam suatu bentuk yang berstruktur (baik polanya, formatnya, spesifikasinya, maupun nomenkalturnya) secara tertentu untuk suatu tujuan yang tertentu pula. Sedangkan informasi merupakan suatu keluaran/produk (output) yang berasal dari data yang telah diproses dan dimanipulasikan untuk menunjang tercapainya suatu/beberapa tujuan tertentu , lazimnya ia dimanfaatkan dalam proses –proses pengambilan keputusan ataupun sebagai dasar ataupun penjelasan/kelengkapan laporan.
Beda Dokumentasi dengan Perpustakaan
Dokumentasi berasal dari kata dokumen, sedangkan perpustakaan berasal dari kata pustaka (yang berarti buku) seperti halnya kata library bermula dari kata Yunani liber (yang artinya buku). Pada masa kini arti “buku” sudah menjadi amat meluas sehingga perpustakaan tidak hanya berkepentingan dengan buku-buku saja, namun buku itu diartikan sebagai bahan (pustaka) yang tertulis, tercetak dan dalam bentuk rekaman lainnya, seperti misalnya pamflet, brosur, film, cassette, video tape, microfilm, microfiche, peta, gambar, globe, dan bahkan realia.
Ada yang berpendapat bahwa jenis bahan pustakalah (jenis dokumen) yang membedakan suatu pusat/unit dokumentasi dengan perpustakaaan. Yang menjadi tulang punggung koleksi suatu dokumentasi adalah sumber informasi, yang befisik “nonbuku” (seperti manuskrip-manuskrip, pamflet, brosur, majalah, film, slide, tape, gambar dan sejenisnya), sedangkan buku menjadi tulang punggung perpustakaan.
Ada yang perbedaan yang khas dalam kualifikasi kompetensi antara seorang dokumentalis dengan seorang pustakawan. Alasan yang dikemukakan adalah, bahwa penugasan atas subject matter (bidang pengetahuan) yang menjadi garapan instansi/organisasi yang berkepentingan lebih dituntut dari seorang dokumentalis dari pada pustakawan. Pengetahuan seorang pustakawan bersifat “ generalis “ ditambah penguasaannya dibidang technical know-how perpustakaan.
Bahwa tugas dari para dokumentalis adalah mencari, mengumpulkan, menelusuri lebih lanjut, mengolah dan menyuguhkan serta menyebarkanluaskan informasi dalam model-model maupun format-format yang dapat diterima orang kepada para ilmuwan dan teknokrat yang sedang terlibat dalam kegiatan penelitian ataupun bagi kepentingan pangaplikasiaanya didunia industri.
Dokumentalis
Ilmu dokumentalis itu sendiri semula memang berasal dari ilmu perpustakaan dan mungkin saja dapat dipandang sebagai bagian dari ilmu perpustakaan itu sendiri dalam artian yang luas. Banyak teknik yang digunakan oleh para pustakawan dipandang esensial oleh para dokumentalis, walaupun pada tahap perkembangan selanjutnya oleh para dokumentalis diberikan penekanan-penekanan yang jauh berbeda dari yang semula. Dengan begitu secara esensial dunia dokumntasi berbeda dengan dunia perpustakaan dalam artian profesionalnya.
Para dokumentalis terutama sekali, tidak berkepentingan atas penanganan buku-buku, pamflet, dan bahan yang sejenisnya sebagi unit-unit, tetepi meraka lebih banyak berkepentingan atas penyusunan/pengolahan informasi yang terkandung dalam dokumen-dokumen itu sendiri bersama-sama dengan data-data dari sumber-sumber informasi lainnya untuk dijadikan suatu kumpulan data/informasi/ informasi yang baru.

3.     KEDUDUKAN UNIT DOKUMENTASI DALAM SUATU ORGANISASI
Sebagai suatu subsistem dari sistem informasi, unit dokumentasi berkepentingan atas :
  1. Desain struktur komunikasi
Sebagai desain struktur komunikasi dari organisasi penaungnya agar dapat menempati posisi kunci dalam menampung, memproses dan menyalurkan informasi – informasi yang masuk maupun keluar organisasi.
Desain struktur informasi tersebut banyak berbicara mengenai penerapan sruktur internal organisasi, kaitannya dengan hal ini terdapat aspek aspek yang berhubungan dengan interelasi, terutama yang berkaitan dengan pertanyaan – pertanyaan :
1.      Siapa harus memberikan laporan kepada siapa, bila dipandang dari sudut kewenangannya ?
2.      Siapa yang harus bertangguung jawab atas masalah – masalah tertentu ?
Kedua pertanyaan ini sangat penting, dan pemberian jawaban atas kedua pertanyaan itu penting bagi jalanny operasi organisasi korporasi secara efektif.
  1. Pola jalur informasi, arus informasi dan keputusan yang diambil organisasi
Pusat dokumentasi sebagi gate keeper akan lebih fungsional apabila menganut siterm terbuka, yaitu organi sasi terdiri atas unit-unit yang saling berinterasik satu sama lain dan dengan lingkungan luar organisasi tersebut. tingkat fungsional tersebut ditentukan oleh berbagai faktor seperti :
1.      Adanya kesiapan dan kepastian yunit dokumentasi tersebut dalam menunjang tercapainya pelaksanaan tugas.
2.      Sikap dan orientasi pimpinan yang berangkutan.
Dengan kata lain suatu yunit dokumentasi hanya dapat berfungsi sebagaimana mestinya apabila petugasnya memahami dengan jelas tujuan yang ingin dicapai, peka terhadap perubahan, tahu tugas dan tanggung jawabketersedian dana yang diperlukan memiliki sikap pengetahuan dan ketrampilan yang diperlukan. Selain itu juga ada faktor lain yang turut menentukan kdudukannya seperti sikapdan orientasi dari pimpinan.
Rangsangan untuk Desentralisasi
Diferensiasi idalam uniit dokumentasi yang membuat sub unit utamanya mampu menghadapi lingkungan yaitu unit dokumentasi berusaha semaksimal mungkin mengadaptasi diri sesuia dengan perkembangan struktur organisasi, prosedur kerja, praktek operasional. Tujuannyay adalah agar tidak terjadi duplikasi informasi yang penting serta menghindari adanya pemborosan tenaga, sasaran dan fasilitas.
Dengan desentralisasi yang sifatnya terbatas dan terarah diharapkan sub yunit yang menjadi inti sistem informasi tersebut dapat peka terhadap arus informasi yang ada dan mampu memprosesnya dengan cepat. Oleh Clark, Krone dan McWhinney sebagai suatu open sistem planing dari suatu organisasi diterapkan agar :
1.      Dapat mempertajam tujuan misinya
2.      Mampu melihat secara objektif pola tanggapan organisasi atas tuntutan ynag datang dari lingkungan sekitar
3.      Dapat memproyeksikan sistem ideal yang dituntut
4.      Mampu merumuskan aktifitas dan perilaku yang harus dikembangkan untuk keadaan yang diinginkan
5.      Dpat menganalisis keefektifan biaya
Dalam penerapannya open sistem harus terlebih dahulu dikaji struktur organisasi, fungsi tugas dan pekerjaan yang harus di jalankan.

4. KOLEKSI SUMBER INFORMASI UNIT DOKUMENTASI
Kaitannya dengan mengkaji isi pusat dokumen suatu organisasi, ada baiknya dapat dilihat dari sisi badan yang ditinjau dari enam dmensi yang saling berkaitan diantaranya adalah lingkungan, strategi yang akan diterapkan, program yang dijalankan, struktur organisasi, perilaku yang terjadi dalam organisasi dan teknologi yang diterapkan.
Sejalan dengan hal tersebut informasi yang dibutuuhkan organisasi kaitannya dengan keenam hal tersebut yaitu
  1. Dimensi lingkungan
Setiap organisasi selalu menghadapi dua jenis lingkungan  yaitu lingkungan yang ada di dalam dan di luar organisasi tersebut. lingkungan dalam irganisasi tercermin dalam dimensi – dimensi lainnya. Kondisi eksternal yang dihadapi oleh organisasi diantaranya adalah sektor ekonomis yang mencakup fenomena – fenomena karakteristik dan struktur industri kekuatan dan kelemahan pihak yang menjadi saingan kecenderungan pasar dan lain lalin, sektor sosial menyangkut perkembangan teknolog dalam dunia usaha yang dianut oleh masyarakakt, psikologi tentang konsumen, pengaruh kelompok minoritas dll, sektor hukum meliputi peraturan pemerintah yang berlaku dalam dunia uasaha atau dunia administrasi organisasi.
  1. Dimensi strategi
Suatu organisasi berkaitan dengan ruang lingkup produk pokok organisai tersebut, penekannanya pada aspek-aspek yang mampu bersaing dipasaran dan tujuan yang ingin dicapai.
  1. Dimensi program
Mencakup program – program implementasi pokok yang telah dikembangkan oleh organisasi dalam kerangka pelaksanaan strateginya. Yang lebih banyak mengemuikakan spesifikasi teknis dari program dalam rangka tujuan proses dan strategi organisasi secara keseluruhan.
  1. Dimensi struktur organisasi
Mencerminkan anatomi suatu organisasi yang memusatkan perhatiannya pada mekanisme serta proses yang menghubungkan berbagai bagian organisasi yang bersangkutan. Untuk itu mska dibutuhkan pemimpin atau pihak menejeman tentang dimensi ini, maka diperlukan pengelompokan unsur pokok struktur organisasi diantaranya distribusi fungsi diseluruh organisasi atau dalam struktur organisasi lain yang dipandang sukses, hubungan kekuasaan secara vertikal dan horizontal, proses komunikasi atau pengambilan keputusan dalam organisasi, kebijakan yang dijalankandan sistem imbalan.
  1. Dimensi perilalaku
Menyangkut data tetang epat buah aspeksuatu organisasi diantaranya adalah tentang individu, hubungan-hubungan antar persona, perilaku kelompok, perilaku antar kelompok. Informasi ini diperlukan oleh pemimpin karena mereka berfikir performasi seseorang dalam menyelesaikan tugas sangat ditentukan oelh perilaku erorng, perilaku antar kiellompok hubungan antar manusia dan hubungan antar elompok kerjan itu sendiri.
  1. Dimensi teknologi
Dimensi ini meliputi teknologi yang dipakai dalam produksi, data tentang pabrik, perlengkapan dan bahan yang dipakai serta aspek fisik organisai yang bersangkutan.

5. SISTEM JARINGAN INFORMASI
       Suatu jaringan informasi pada dasarnya merupakan kumpulan dua atau lebih unit/pusat dokumentasi secara bersama-sama berusaha untuk saling memperkuat atau melengkapi kekuatan koleksi sumber-sumber informasi yang mereka miliki serta melancarkan dan mempertinggi mutu pelayanan informasi yang mereka berikan kepada para pemakai jasa layanan informasi. Eksitensinya terjadi karena timbulnya beberapa faktor, diantaranya ialah:
a.    Keterbatasan-keterbatasan yang dihadapi oleh unit-unit dokumentasi yang menjadi anggotanya (keterbatasan dalam segi tenaga, waktu, dana, koneksi sumber informasi, produser pengadaan, sumber informasi, dan sebagainya)
b.    Adanya interaksi antara para anggotanya
c.    Adanya interest (kepentingan dan memiliki tujuan yang sama)
d.   Terkumpulnya mereka untuk kepentingan penyelesaian sesuatu atau beberapa aktivitas kerja tertentu yang sifatnya sinambung.
Beberapa jenis sistem jaringan informasi yakni :
a.    Sistem jaringan informasi yang sifatnya horizontal, terdiri atas unit-unit dokumentasi yang tingkatannya sama dan bergerak dibidang-bidang pengetahuan yang sama pula
b.    Sistem jaringan informasi yang bersifat vertikal, merupakan realisasi dari usaha koordinasi dan integrasi dari berbagai unit dokumentasi yang ada dalam suatu organisasi/korporasi
c.     Sistem jaringan informasi yang sifatnya acak (random), merupakan himpunan kerjasama antara berbagai unit/pusat dokumentasi tanpa membatasi pada spesialisasi pengetahuan yang menjadi bidang penerapannya maupun tingkatan hierarkis instansi unit-unit/pusat dokumentasi tersebut.                           
Beberapa keuntungan sistem jaringan informasi antara lain, sebagai berikut :
1.    Memungkinkan bagi para anggotanya untuk saling bertukr ide dan pengalaman serta mencarai pemecahan atas masalah yang yang sedang dihadapi oleh mereka
2.    Dapat mengidentifikasi kekuatan koleksi sumber-sumber informasi masing-masing anggota serta mengantisipasi jenis informasi dan bantuan dari para anggota lainnya bila diperlukan
3.    Mampu menyelaraskan dirinya (unit dokumentasi itu) dengan perkembangan-perkembangan terbaru di bidang-bidang sosial teknologis yang berkaitan dengan dunia informasi
4.    Lebih mudah memuasatkan perhatiannya dalam membina dan mengembangkan kolekinya dalam bidnag spesialisasi yang menjadi garapan organisasi/korporasinya sehingga terhindar dari pemborosan dana, waktu, tenaga, dan ruang bagi dokumen-doumen yang sekiranaya sudah dibina oleh unit-unit dokumentasi lain yang turut menjadi anggota sistem jaringan itu
5.    Bibliographic control atas semua sumber informasi yang terdapat dalam koleksi unit-unit dokumentasi dalam sistem jaringan informasi yang bersangkuta lebih mudah terbina serta dapat diciptakan keseragaman model, foermat, dan gaya teknis dalam pemrosesan bibliografi, indeks, dan abstraksi artikel-artikel ilmiah
6.    Penelusuran informasi yang diminta hanya memerlukan waktu yang relatif singkat
7.    Suatu sistem jaringan informasi sering melaksanakan berbagai bentuk latihan dalam upayanya meningkatkan kualifikasi tenaga dokumentasi dalam rangka peningkatan mutu pelayanan informasinya
8.    Bila saja koordinasi dalam pengadaan sumber-sumber informasi dapat dilakukan dengan baik, maka proses pembinaan dan pengembangan sumber-sumber informasi akan amat dipermudah dan dipersingkat jalannya
9.    Kesepakatan dalam pembakuan model-model, format-format serta gaya dan hal-hal teknis dalam penulisan pengolahan dan layanan informasi akan mempermudah setiap unit/pusat dokumentasi maupun bagi para pmekai jasa layanan informasi
Dengan singkat dapat dikatakan bahwa suatu sistem jaringan informasi yang dibentuk oleh beberapa unit/pusat dokumentasi merupakan suatu wadah yang sifatnya koordinatif, konsultatif, fasilitatif, dan sistematik bagi semua anggotanya. Dan tujaun utamanya adalah menunjang kelancaran arus informasi ke setiap organisasi/korporasi yang unit/pusat dokumentasinya menjadi anggota sistem itu.

Sistem Nilai dan Norma
            Sistem jaringan informasi memilki dan memegang teguh suatu sistem nilai dan norma-norma perilaku tertentu. Sebagai suatu kelompok kerja yang sifatnya informal dinamikanya (khususnya tingkat produktivitasnya) banyak ditentukan, antara lain, oleh norma-norma perilaku yang dipegang oleh para anggotanya. Menurut Porter, Laurer, dan Hackman karakteristik utama norma yang perlu dipahami dengan baik bila ingin dicapai suatu dinamika sistem jaringan informasi yang tinggi, yakni:
  1. Norma hanya diterapkan pada perilaku, dan bukan terhadap pikiran-pikiran maupun perasaan-perasaan anggota;
  2. Walaupun begitu, norma-norma yang dianut oleh suatu sistem jaringan informasi pada umumnya hanya dikembangkan bagi perilaku-perilaku yang dipandang penting saja bagi sebagian besar anggota; dan
  3. Disamping itu, norma apapun yang dikembangkan olehnya, pasti memiliki rentangan tertentu bagi perilaku yang dapat diterima oleh para anggota yang bersangkutan.
Berdasarkan karakteristik di atas terdapat tiga tingkatan norma dasar diantaranya :
a.       Norma-norma yang mengandung nilai yang lebih disukai ( the preferred value norms ). Artinya jangkauan perilaku anggota hendaknya tidak lebih, namun hendaknya tidak kurang dari apa yang telah ditetapkan atau disepakati secara bersama.
b.      Norma-norma ideal yang tidak mungkin terjangkau ( the unattainable-ideal norms ), norma ini sesungguhnya mengatur perilaku kerja para anggota sistem jaringan informasi dalam rangka, dan menjadi fokus, keefektfan sistem jaringan tersebut.
c.       Norma-norma ideal yang dapat dicapai (the attainable ideal nort) merupakan norma-norma yang mengatur dan menstimulasi para anggota sistem jaringan informasi untuk berperilaku hanya sampai batas-batas tertentu saja.
Norma perilaku dan kehidupan sistem jaringan
Sejalan dengan suatu tatanan perilaku bagi para anggota kelompok kerja, maka setiap sistem jaringan informasi akan:
a.       Cenderung memperketat pelaksanaan norma-norma jika hal itu memang menjamin tercapainya kesuksesan dan kelangsungan hidupnya;
b.      Menerapkan norma-norma perilakunya secara tegas apabila dipandang hal itu memang merefleksikan keinginan-keinginan para pemuka (leading figures) atau para anggota yang berpengaruh dalam sistem jaringan yang bersangkutan.
c.       Sistem akan menerapkan suatu norma secara ketat bila ternyata bahwa sistem itu pernah mengalami suatu peristiwa kritis dalam perjalanan hidunya, sehingga dipandang perlu adanya suatu norma tertentu yang dipegang tegung oleh anggotanya;
d.      Tidak jarang norma perilaku tertentu diterapkan secara ketat karena secara kebetulan ada suatu pernyataan yang terang-terangan dari seorang tokoh ataupun dokumentalis yang berpengaruh, walaupun tidak langkah statement tersebut tidak dibarengi oleh penjelasan secukupnya;
e.       Keputusan-keputusan yang telah diambil secara bersama dan dengan sadar menyebabkan para anggota sistem jaringan memegang teguh norma-norma perilaku yang bersangkutan;
f.       Norma sistem jaringan informasi akan diperkuat apabila dipandang bahwa hal itu dapat memperkuat dan mempertegas peran-peran khusus anggotanya secara individual.
Implikasi norma dalam sistem jaringan informasi
Keefektifan suatu jaringan informasi itu bergantung pada tiga faktor utama yakni:
a.       Nilai norma yang ada dalam sistem tersebut;
b.      Tingkat kekohesifan para anggota dalam sistem tersebut;
c.       Sikap pihak yang mengelola sistem tersebut.
Menurut Feldman dan Arnold (1983) tingkat kekohesifan suatu kelompok kerja atau sistem itu ditentukan antara lain, oleh :
a.       Tujuan bersama yang ada; 1. Dorwin Cartwright (1969), bahwa adanya kebersamaan tujuan itu benar-benar relevan dengan motivasi dasar pada anggotanya. 2. Raven dan Rietsema (1957), mengutamakan nilai insetif yang terkandung dalam tujuan bersama itu bagi individu yang bersangkutan;
b.      Persamaan dalam sikap dan sistem nilai di kalangan para anggotanya.
Makin tinggi tingkat kekohesifan suatu kelompok kerja (sistem jaringaan) itu, makin besar kemungkinannya bagi terciptanya tingkat produktivitas yang diharapkan. Suatu sistem jaringan dikatakan efektif bila:
a.       Tingkat kualitas dan kuantitas produksi sistem tersebut memenuhi kriteria-kriteria yang telah ditentukan sebelumnya;
b.      Para anaggotanya memang merasakan adanya kepuasan dalam memenuhi kebutuhan-kebutuhan bagi pengembangan pribadi mereka, dan
c.       Mereka mengalami sendiri adanya pemeliharaan dan peningkatan kemampuan-kemampuan mereka untuk bekerja sama dalam pelaksanaan tugas-tugas yang dibebankan di atas pundak mereka.
Menurut Thomas G.Cummings (1981) keefektifan suatu sistem ditentukan oleh apakah ia dapat memenuhi kriteria-kriteria teknologis, politis, dan manusiawi. Adanya perbedaan antara Hackman dan Thomas G. Cummings di atas, karena disebabkan oleh :
a.       Norma-norma yang berkaitan dengan perilaku;
b.      Mereka diterima oleh sistem jaringan informasi karena dipandang penting dan disetujui oleh sebagian besar anggota sistem tersebut;
c.       Tidak seluruh anggota sistem memiliki sikap dan sistem nilai yang benar-benar sama dalam berbagai hal;
d.      Karakteristik organisasi/korporasi, yang didalamnya unit/pusat dokumentasi yang bersangkutan menjadi salah satu dari sarana sistem informasinya, adalah khas organisasi atau korporasi yang bersangkutan yang pasti berbeda (sedikit-banyak) dengan karakteristik organisasi atau korporasi yang lainnya.

6. PENGORGANISASIAN DOKUMEN
Ada dua versi makna dokumentasi, yaitu: yang pertama, ia merupakan suatu kumpulan (koleksi) dokumen tentang bidang pengetahuan atau kegiatan tertentu yang mengutamakan kehadiran dokuman-dokumen itu secara fisik; dan yang kedua, ia merupakan suatu kumpulan (koleksi) informasi dimana kiehadirandokumen-dokumennya secara fisik kurang dipentingkan, terutama dengan makin digunakannya fasilitas komputer dalam hal ini.
Pada dokumentasi dijumpai berbagai sistem, metode, dan teknik pengorganisasian dokumen. Semua itu bergerak dalam suatu rentangan perkembangan dari yang dapat dikatakan “sudah ortodoks” sampai ketahap yang paling canggih/ mutahir. Masing-masing sistem, metode, dan teknik pengorganisasian tadi memiliki kekuatan dan kelemahannya sendiri-sendiri.
Setiap sistem, metode, dan teknik pengolahan/pengorganisasian dokumen, itu bertujuan agar semua informasi yang terkandung dalam bahan-bahan sumber informasi itu dapat:
  1. Terpelihara dengan baik, namun juga mudah untuk disisihkan bila ternyata data/fakta yang dikandungnya sudah tidak akurat lagi (basi).
  2. Tersusun secara sistematis, namun mampu memberikan fleksibelitas yang tinggi sehingga data atau fakta yang relevan dapat dikumpulkan menjadi satu dan berurutan.
  3. Mudah dimengerti dan digunakan oleh setiap orang.
  4. Terjamin keajegannya (konsistensinya) baik dalam susunan, terminologi, simbol-simbol, deskripsinya, dan seterusnya, dan
  5. Bersifat ekonomis (hemat ruang, dana, waktu, dan tenaga)
Seorang dokumentasi dapat saja memilih salah satu sistem, metode dan teknik yang relevan bagi pelaksanan pengorganisasian dokumen-dokumennya, meskipun berbeda dengan yang dipakai oleh unit/pusat dokumentasi lainnya. Perlu diingat bahwa keunikan itu memeng selaras dengan keunikan karakteristik organisasi/korporasi yang dilakukannya.
Para dokumentalis lebih senang menggunakan sistem UDC (Dewey Decimal Classification) edisi ke-19, dalam mengklasifikasikan bahan-bahan pustaka yang ada dalam unit/pusat dokumentasi, karena sisitem ini sudah lazim digunakan orang lain yang seprofesi. Sikap yang demikian itu ditandai dengan hal-hal berikut:
  1. Agar lebih mudah mengelola bahan-bahan yang memiliki subjek-subjek yang mendetail dan kompleks yang sukar diselesaikan.
  2. Untuk menjaga agar tercipta keselarasan dan keseragaman sistem klasifikasi di antara semua unit/pusata keselarasan dan keseragaman sistem klasifikasi di antara semua unit/pusat dokumentasi sehingga mempermudah terjalinnya kerja sama dalam pengolahan dan penulisan informasi di antara mereka; dan
  3. Karena alasan bahwa sistem UDC ini memang telah diciptakan khusus untuk pusat-pusat dokumen.
Lazimnya, isi koleksi suatLazimnya, isi koleksi suatu unit/pusat dokumentasi terdiri atas beberapa bahan-bahan. Mereka dapat berupa literatur primer ( yang mengandung ide, pengalaman, penemuan, atau ciptaan yang orisinil dari isi pengarang atau penciptanya sendiri yang belum pernah dikemukakan/ dihasilkan oleh orang lain sebelumnya ) maupun litertur sekunder (yang berupa buah karya seseorang atau suatu badan yang di dalamnya ide, pengalaman, penemuan, atau ciptaan aslinya adalah dari orang lain). inti isi koleksi suatu unit/pusat dokumentasi seharusnya berupa literatur primer kemudian ditunjang oleh literatur sekunder serta bahan-bahan referensi yang relevan dan aspek-aspek yang menjadi kepentingan suatu organisasi/korporasi.
Proses Pengolahan Dokumen
Ada beberapa langkah dalam pengolahan dokumen-dokumen yang masuk ke dalam unit/pusat dokumentasi. Urut-urutan langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut;
  1. Pemeriksaan atas dokumen yang masuk
Setiap jenis bahan pustaka/dokumen yang masuk ke unit/pusat dokumentasi perlu dengan segera diperiksa dengan seksama untuk mengetahui apakah;
1)      Dokumen tersebut sesuai dengan yang dipesan/dibutuhkan oleh oeganisasi/korporasi yang bersangkutan.
2)      Kondisi dokumen tersebut baik, artinya halamannya lengkap, tidak rusak ataupun topografinya kurang jelas dan seteruanya.
3)      Sortirlah dokumen-dokuemn tersebut sesuai dengan kelompok jenisnya untuk mempermudah administrasi, serta pemrosesan dokumen selanjutnya dan kirimkn masing-masing jenis dokumen itu ke bagian-bagian atau subunit-subunit yang bertanggung jawab atas pengolahan mereka itu.
Setelah melakukan ketiga tahapan pemrosesan tersebut, kemudian menjalani pemrosesan lebih lanjuat.
  1. Inventarisasi dokumen
Pada dasarnya setip data yang masuk harus diinvenratiskan, kecuali jenis bahan-bahan pustaka yang tergolong ke dalam kategori ephemeral materials (seperti brosur, pamflrt, dan lainnya). Dokumen-dokumen yang tidak membutuhkan proses inventarisasi, mengingat kandungannya cepat kadaluarsa dan secara fisik jenis bahannya tidak dapat tahan lama.
Langkah – langkah dalam meninventarisasikan dokumen-dokumen, diantaranya sebagai berikut;
1)      Semua jenis dokumen harus dibubuhi tanda cap intansi/organisasi yang bersangkutan,
2)      Pada sisi belakang halaman judul  hendaknya diterakan agenda seperti tanggal penerimaan dokumen dan keretangangan lain,
3)      Regristasikan dokumen tersebut, setelah itu;
·         Bila dokumen itu berbentuk buku, catatlah itu dalam buku induk (Accession book),
·         Bila dokumen itu berupa majalah/harian, catatlah ia dalam cardex. Kartu regristasi ini dapat dibuat dalam berbagai warna, namun yang terpenting adalah bahwa ia jangan berwarna putih karena cepat kotor,
·         Bila dokumen itu berupa pamflet/brosur/leaflet yang datangnya secara teratur yang diregistrasikan dan dibuaykan kardeksnya serta kartu-kartu rujukannya dalam katalog, indeks, dan kartu abstraksi di bawah tajuk-tajuk subjek yang berkaitan erat dengannya.
·         Bila dokumen itu berupa film, filmstrip, microfilm tape, video, dan piringan hitam, dapat diinventariskan dalam buku induk sebagaimana buku-buku diregristasikan, namun dapat pula dipisahkan. Tapi yang perlu diingat bahwa keterangan-keterangan yang pokok tentang setiap dokumen jenis ini harus dicatat secara lengkap (seperti; lamanya waktu pemuaran, panjangnya dokuman, dan yang lain).
·         Bila dokumen berupa gambar, foto, dan grafik hendaknya penginventarisasiannya tidak melupakan jenis-jenis keterangan penting yang harus tercantum dalam buku induknya. Agar dokumen gambar, foto, dan garfik tidak berdiri sendiri.
4)      Memasukkan kartu (kardeksnya) kedalam bak/laci kardeksnya tersusun dengan rapi secara alfabet,
5)      Sebelum dokumennya disusun dalam vartical file cabinet dibawah tajuk subjeknya ia harus dibuatkan; kartu rujukan yang disusun dalam kabinet katalog di bawah subjek-subjeknya yang relevan, serta dibuatkan indeks dan abstraksinya yang bersama-sama dengan indeks-indeks serta abstaksi-abstaksi lainnya yang disusun secara periodik kumulatisi.
Sistem vertikal file merupakan suatu sistem penyimpanan bahan-bahan jenis surat, pamflet, brosur, leaflet, dan yang lain disusun dalam lemari (kabinet) yang memiliki laci-laci tempat penampungan map-map yang lazimnya dipakai dalam dunia kearsipan. Perlekapan yang diperlukan untuk sistem vertical file adalah Kabinet Arsip, Folder maps, Guides, dan Label-label. Pada Folder maps dapat dikategorikan dalam;
·         Individual foldermap,
·         Numerical foldermap,
·         Special foldermap,
·         Special foldermap,
·         Miscellaneou foldermap,
·         Out foldermap.
  1. Pembuatan katalog, indeks, dan abstraksi
Tujuan pokok kegiatan ini adalah agar dapat tercipta alat-alat bantu bagi penulisan informasi oleh para pemakai jasa layanan informasi serta staf unit/pusat dokumentasi dalam usaha mereka menemukan semua informasi yang mereka butuhkan dalam waktu yang relatif singkat. Pada pembuatan katalog, indeks serta abstraksi dapat dilakukan sebagai berikut;
1)      Bila dokumen itu berupa buku(dan sejenisnya), film, mikrofilm, filmstrip, tape dan piringan hitam, maka ada beberapa langkah yang harus dilakukan.
·         Klasifikasi  menurut suatu sistem klasifikasi yang telah dipilih dengan masak-masak dan tentukan Call numbernya.
·         Pilihan aturan katologisasimana yang dipandang cocok untuk unit/pusat dokumentasi yang bersangkutan, tetapi tindakan ini harus dijaga konsistensinya.
·         Tentukan rujukan-rujukan yang diperlukan agar materi-materi dalam dokumen tidak terisolir dai materi yang lain yang relevan.
·         Melengkapi dokumen yang bersangkutan dengan label, date slip, kartu dan kantung untuk pencatatan tanggal peminjaman/pengembaliannya. Setelah selesai, dokumen tersebut dapat langsung disusun dalam kabinet masing-masing atau rak buku(bila ia berupa buku).
2)      Bila dokumen itu berupa pamflet, brosur, leaflet, manuskrip yang masih belum terjilid, surat-surat foto, gambar, dan yang sejenisnya, maka pengolahannya dilakukan seperti yang telah diuraikan dalam bab inventarisasi.
3)      Bila dokuman tersebut adalah majalah ataupun surat kabar, maka setelah proses inventarisasi dijalankan, perlu dilakukan beberapa pengolahan sebagai berikut;
·         Memeriksa lebih dulu, apakah terdapat artikel-artikel yang esensial yang perlu segera dikomunikasikan kepada klien-klien yang berkepentingan atasnya.
·         Kemudian periksalah indeks artikel-artikelnya,
·         Setelah itu dipanjangkan pada rak atau stand pajangan untuk jangka waktu tertentu. Ingat dokumen yang diberi indeks hanya dokumen yang penting dan relevan bagi bidang-bidang garapan organisasi/korporasi yang bersangkutan.
·          Tahapan terakhir dokuman dapat segera disimpan dalam file masing-masing.
4)      Khusus tentang dokumen-dokumen yang berupa laporan hasil-hassil penelitian dan sejenisnya dapat dikelola sebagaimana halnya dengan dokumen-dokumen yang berupa buku, perlu dibuatkan abstraksinya. Pembuatan abstraksi dapat bersifat deskriptif, analisis, ataupun evaluatif, bergabung pada sifat permintaan informasi yang lazimnya masuk ke unit/pusat dokumentasi yang bersangkutan. Kalau abstraksi iu cukup bersifat deskriptif, maka ia mudah saja dikerjakan oleh seorang pustakawan/dokumentasi yang kualifikasinya adalah generalist. Akan tetapi, bila yanga dituntut adalah abstraksi yang sifatnya analisis atau evaluatif, maka seorang generalis pasti tidak akan mampu, jadi unit/pusat dokumentasi harus memakai tenaga-tenaga subject specialist untuk menjalani pembuatan abstraksi jenis ini.
  1. Bila semua dokumen telah diorganisasikan dengan efektif dan efisien, selaras dengan karakteristik khas organisasi/korporasi, maka yang dipikirkannya kini tinggal bagaimana dapat memberikan pelayanan informasi yang baik, peka dan tanggap terhadap setiap perubahan yang terjadi dalam lingkungannya, dan upaya meningkaykan marketing sumber-sumber informasi yang tersimpan dalam file-file di unit/pusat dokumentasi yang bersangkutan

7. PELAYANAN INFORMASI
Thomas Landau (1968, p, 153) bahwa layanan perpustakaaan pada umumnya lebih banyak menitik beratkan kepada penyampaian dokumenasi seyogyanya lebih banyak memberikan tekanan kepada penyampaian informasinya an sich.
a)      Pelayanan Referensi
Reference service berasal dari kata refer yang artinya “menunjukkan kepada”  sesuatu, namun ia sulit diterima dan diterjemahkan dengan layanan penunjukan. Pada suatu unit/pusat dokumentasi  kiranya tidak cukup hanya menunjukkan atau menyajikan dokumen/buku yang diminta oleh seorang pemakai  jasadalam memenuhi  layanan informasi  dalam memenuhi kebutuhan informasi hyang diajukan olehnya. Orang yang membutuhkan informasi membutuhkan data-data dan fakta-fakta yang relevan, dirangkum bahkan telah diolah. Oleh karena itu definisi pelayanan referensi adalah pemberian bantuan  secara perseorangan yang sifatnya langsung,selengkap dan serelevan mungkin dalam mencari dan menelusuri informasi tertentu yang diminta oleh pemakai jasa layanan informasi. Disuatu pusat dokumentasi, dalam pemrosesan bahan-bahannya, selalu diupayakan agar semua rujukan yang diperlukan dan memang relevan harus dibuat/dikerjakan. Tingkat keefektifan dan efesiensi layanannya akan banyak berpengaruh kepada penilaian para pemakai jasa layanan informasi atas status dan unit/pusat dokumentasi itu dalam struktur organisasi lembaga penaungnya. Permintaan-permintaan informasi mereka dapat diantisipasikan dan segala pengorganisasian bahan/dokumen telah diarahkan untuk menjawab tentang permintaan informasi.
b)      Current Awarenes Service
Current  awaranes services merupakan sekolompok pelayanan yang dilakukan oleh suatu unit/pusat dokumentasi yang tujuannya memberitahukan kepada tersedianya atau hadirnya informasi-informasi baru kepada kliennya. Suatu unit/pusat dokumentasi itu misi utamanya adalah memberikan informasi secepat, seakurat, dan semutakhir mungkin kepada masyarakat khusunya yakni para warga suatu organisasi/korprosi tertentu). Suatu layanan dikatakan selektif jika ia lebih menitikberatkan kepada orientasi pelayanannya kepada kelompok-kelompok individu sesuai dengan keahlinya, pekerjaan/jabatan, dan kebutuhan informasi mereka. Layanan Current awaraness dikatakan terspesialisasi, berani bahwa layanan pemberian informasi itu khusus mengenai bidang-bidang pengetahuan teknologi yang menjadi kepentingan organisasi  atau pusat dokumentasi menjadi salah satu dari sistem informasi.
Beberapa jenis layanan yang termasukn dalam katagori current awaranes services sebagai berikut :
1.      SDI/selective dessimination of information yaitu suatu penyebaran informasi yang ditunjukkan kepada pihak-pihak atau individu-individu tertentu sesuai sengan keahlian dan kebutuhan informasi. Layanan ini dilakukan secara periodik, walaupun terkadang dapat pula bersifat insindenetal sesuai dengan hadirnya informasi baru yang dipandang sangat penting dan mendesak, yang bentuk fisik medianya dapat bervariasi dari waktu ke waktu.
2.      Penyebaran daftar penambahan dokumen-dokumen baru kepada seluruh bagian/subbagian dari organisasi/badab korporasi yang bersangkutan merupakan pola suatu langkah untuk memupuk kesiagaan informasi dikalangan warga masyarakat yang dilayani oleh pusat dokumentasi. Kehiatan ini dilakukan oleh unit dokumentasi maupun perpustakaan secara perioddik.
3.      Layanan display dokumen-dokemun yang berhubungan dengan topik/masalah yang sedang hangat yang menyangkut kehidupan organisasi/korporasi yang bersangkutan. Layanan ini bersifat insindental. Seorang dokumentasilis yang baik akan mengusahakan display yang selengkap mungkin artinya dokumen-dokumen yang dipajangkan dilengkapi dengan keterangan-keterangan yang sifatnya provokatif serta rujukan kepada sumber-sumber lainnya yang dipandang relevan dssan penting.
c)      Layanana Binliografis
Tidak ada satupun pusat dokumentasi didunia ini yang merasa bahwa koleksinya telah mampu memenuhi semua tuntutan informasi dari pemakai jasa layanan informasi. Untuk membatasi sumber informasi setiap pusat informasi sokumentasi selalu beruasaha menyusun suatu daftar yang berisi dokumen-dokumen, baik yang telah tersedia dalam koleksinya, dan yang paling diutamakan yang terdapat dalam pusat-pusat sumber informasi lainnya(baik lembaga/organisasi yang sejenis maupun dar lembaga-lembaga lain misalnya perpustakaan universitas, lembaga-lembaga peneliti dalam lingkungan suatu departemen tertentu dan lembaga-lembaga asing yang memang relevan dengan bidang spesialis lainnya. Tujuan utama bibliografi adalah membantu para pemakai jasa layananya informasi dalam upaya menulusuri informasi dengan cepat dan tepat dengan karakteristik-karakteristik anatara lain :
1.      Sebaiknya item-itemnya disusun secara alfabetis dibawah tajuk-tajuk sebjeknya yang dilengkapi dengan indeks alfabaetis untuk nama pengarang dan jdulnya
2.      Setiap itemnya menitikberatkan keterangan tentang lokasi, tempat dokumen sehingga pemakai jasa informasi yang berkepentingan dapat menghubungi pusat dokumentasi.
3.      Setiap itemnya dilengkapi dengan rujukan-rujukan kepada dokumen-dokumen lain yang memng relevan.
4.      Bibliografi ini merupakan jenia bibliografi khusus yang diterbitkan sacara berkala.
Kelengkapan suatu bibliografi tergantung beberapa faktor anatara lain :
1.      Tersedianya tenaga-tenaga dokumtalisai yang cukup berkualitas untuk menyusunya.
2.      Keefektifan sistem  jaringan  informasi yang didalamya unit/pusat dokumtasi itu malah menjadi salah satu anggotanya.
3.      Tersedianya dana yang cukup untuk melakukan penelusuran, penyeleksian, pengumpulan, dan pembuatan bibliografi tersebut.
4.      Prosedur-prosedur administarsi organisai/korporasi tempat unit/pusat dokumentasi tersebut berada memamng menunjang pelaksanaan penyusunan bibliografi  tertebtu.
d)     Penyediaan Fasilitas dalam Layanan Informasi
Suatu unit/pusat dokumentasi yang memberikan layanan informasi kepada para pemakai jasa layananya dengan baik pasti menyediakan beberapa jenis fasilitas lainnya. Sebagai dokumentalis yang selalu bergumul dengan dokumen-dokumen serta berinteraksi dikalangan para pemakai jasa layanan informasi, akan selalu berkepentingan atas sarana-sarana apa yang memungkinkan orang dapat memperoleh informasi yang dicarinya dengan cepat, tepat, dan menyenangkan hatinya. Jenis fasilitas yang disediakan dalam suatu unit/pusat dokumntasi dalam usaha meningkatkan keefektifan dan kemudahan lainnya informasi . Antara lain :
1.                  Fasilitas Komputer
Usaha mempercepat penelusuran dan pengolahan data/informasi katalogisasi dokumen-dokumen, pancarian dan penyusunan/penetapan rujukan-rujukan. Jasa suatu fasilitas komputer sangatlah besar. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dengan cermat, antara lain:
·         Besarnya jumlah dokumen yang ada dalam koleksi unit/pusat dokumntasi  yang bersangkutan bila besarnya jumlah dokumen yang terdapat dalam koleksinya masih mampu untuk ditangani secara konvensional, sarana yang canggih tidak buru-buru dipasang walaupun kita ketahui bahwa proses penulusuran informasi sering melampaui batas-batas perbendaharaan koleksi sendiri yang hanya mudah dan cepat dikerjakan.
·         Kuantitas permintaan informasi dari pemakai jasa layanan informasi apabila kuantitas masih kecil dan memang mereka masih mampu ditangani secara konvensional maka pemanfaatan layanan komputer masih kurang ekonomis bila dibandingkan dengan biaya pemasangan instalasi dan perawatan fasilitas komputer
2.                  Fasilitas Komputer
Disamping bahasa Inggris, ada banyak informasi dibidang sains dan teknologi yang ditulis dalam bahasa Jerman, Spanyol, Jepang, yang dalam hal ini baik para peneliti, menejer maupun para eksekutif yang memerlukan informasi tertentu sering mengalami kesulitan-kesulitan yang tidak kecil. Mengingat kesulitan-kesulitan dalam bahasa inilah maka banyak unit/pusat dokumentasi kita hingga dewasa ini masih memusatkan pembinaan dan pengembangan koleksi dokumen mereka hanya dalam dua atau tiga bahasa saja. Layanan unit/pusat informasi ini tidak lengkap bila tidak disertai penyediaan fasilitas penerjamahan sumber-sumber yang diperlukan.
3.                  Fasilitas Reproduksi / Fotokopi
Banyak situasi yang menuntut dilakukan penggandaan dokumen/informasi yang  diperlukan oleh para pemakai jasa layanan informasi. Sering fasilitas-fasilitas pengandaan yang tersedia diluar organisasi /korporasi yang bersangkutan dipandang ataupun format-format khusus yang diminta maupun waktu yang menentukan. Setiap unit/pusat dokumentasi yang baik pasti akan berusaha untuk membina suatu subunit reproduksi yang sesuai dengan kebutuhan kebutuhan yang dirasakan













Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Langganan: Posting Komentar (Atom)